Telefongespräche im beruflichen Alltag sollten sowohl vom Anrufenden als auch vom Angerufenen protokolliert werden. Zeitpunkt, Inhalt, erforderliche Maßnahmen, Name (und ev. Position) des Gesprächspartners sind wesentliche Punkte einer Telefonnotiz. Das gilt für die eigenen Telefonate, besonders aber für jene, die für abwesende Kollegen entgegengenommen werden.
Statt eines Schmierzettels oder einer gedruckten Telefonnotiz kann auch ein Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Notizen in WORD sind in jedem Fall gut lesbar, archivierbar, leicht zu kopieren und zu versenden. Welche Arbeitserleichterung sie noch bieten, wird sich am Ende dieser Lektion zeigen.